7 ferramentas para te ajudar a ser mais produtivo

7 ferramentas para te ajudar a ser mais produtivo

Na semana passada, eu falei sobre algumas práticas que têm me ajudado a ser uma pessoa mais organizada e produtiva. Evitei comentar sobre ferramentas, porque acredito que essas podem mais atrapalhar do que ajudar quando a pessoa não sabe o que está fazendo. Você não cria uma conta no Blogger, porque alguém te disse pra criar, e depois decide que quer criar um blog; primeiro, você decide o que quer fazer e depois procura as ferramentas que atendem à sua necessidade e à sua personalidade.

Agora que vocês já sabem o que eu faço para ser mais produtiva, posso contar o que uso.

Impulsionada pela minha profissão, eu gosto muito de experimentar sites e aplicativos, ver como eles interagem entre si, descobrir todas as possibilidades que me darão. Também por eu trabalhar com software, acabo sendo bastante exigente, então já mudei muito antes de chegar a esse conjunto que uso atualmente - e que também pode mudar, caso eu encontre algo melhor. Assim, reforço que essas escolhas são pessoais e o que é importante para mim pode não ser para você. Vocês verão que eu gosto de cores, de flexibilidade e de automação (se existir uma forma de algo ser feito sem minha interferência, eu vou descobrir e vou utilizar). Quaisquer que sejam os seus parâmetros, eles são válidos, já que é você quem vai utilizar. Por isso, minha maior recomendação é EXPERIMENTE! Crie uma conta em algum serviço, use por algum tempo, veja o que não gosta e procure outra coisa. Existem muitas opções, tenho certeza que há algo que vai te agradar.

Google Calendar

Google Calendar

Imagino que todos já conheçam e muitos já utilizem a agenda do Google. É um software prático, intuitivo, que já vem instalado na maioria dos celulares Android e integrado com o Gmail. Você pode criar várias agendas, pode compartilhá-las, pode criar eventos e convidar outras pessoas, pode criar compromissos recorrentes com bastante flexibilidade. Não consigo pensar em nada que uma agenda precise e que o Google Calendar não tenha.

Eu uso agendas separadas para cada uma das minhas grandes áreas. Poderia usar só uma, mas, como eu disse antes, gosto de cores e de coisas automáticas: separando as agendas, cada evento já fica com a cor certa, sem que eu precise me lembrar de trocar.

Como minha agenda do trabalho fica no Outlook, eu uso uma integração, sobre a qual falarei mais à frente, que copia os compromissos e me permite ter uma visualização única. Além disso, vários sites e ferramentas de vários tipos oferecem integração com o calendário. Um exemplo é o Episode Calendar, que eu utilizo para ver as datas em que minhas séries terão novos episódios. Não é algo que eu queira visualizar o tempo inteiro, mas se precisar, está ali a um clique, não preciso abrir outro site. A maioria dos gerenciadores de tarefa também tem esse feed de agenda - eu não uso, porque tenho muitas tarefas e acho que fica poluído, mas pode ser uma opção interessante para alguns.

Alternativas: Calendário do Office.

Todoist

Todoist

Falando em gerenciadores de tarefas, depois de muito resistir, eu acabei me rendendo ao Todoist. A resistência era pela falta de uma visualização de calendário própria, porque eu queria ter a visualização mensal/semanal, mas sem misturar com os meus compromissos. Testei vários outros gerenciadores e nenhum oferece tanta flexibilidade, então acabei fazendo uma concessão.

A versão free to Todoist permite a organização em projetos, subprojetos, tarefas e subtarefas em vários níveis, e também por prioridade. Uma das funcionalidades mais úteis é a configuração de recorrência das tarefas, que oferece muitas opções. A versão paga, que eu utilizo desde o ano passado, também possui tags, filtros e lembretes, tornando esta uma das ferramentas mais flexíveis que eu já conheci. Não uso tanto as tags, mas tenho muitos filtros personalizados, que são úteis principalmente no trabalho. Este é um dos sites que ficam o tempo todo em aba fixa no meu navegador e não abro mão do aplicativo no celular.

Alternativas: Wunderlist, Any.do, To do, Lembretes (Google calendar), GTasks, Tarefas do outlook.

Trello

Trello

O Trello tem uma função parecida com a do Todoist, pois também pode ser utilizado para a gestão de tarefas, mas eu uso de forma diferente. Eu acho que o Trello é ótimo, principalmente, para tarefas que passam por várias etapas e projetos criativos. É o caso dos posts do blog. Tudo o que pode virar um post vai para o Banco de Ideias, e vou alimentando cada cartão com imagens ou comentários. Quando uma ideia já está madura, ela ganha uma data e vai para a lista "Planejado", depois para Em Andamento, Programado e, por fim, Concluído.

Também já usei no trabalho, onde cada tarefa passa por fases como Especificação, Design, Desenvolvimento e Teste. Nessa época, eu usava muito a funcionalidade de checklists, para garantir que tudo o que foi especificado fosse desenvolvido e tudo o que foi desenvolvido fosse testado.

Há várias formas de usar. Já vi quem use as listas como categorias, ou que crie cartões macro com as tarefas em checklists. No início, a usabilidade pode ser um pouco confusa para quem não está acostumado com os quadros Kanban, mas depois fica muito intuitivo. E uma vantagem é que existem várias extensões que tornam o trabalho ainda mais fácil. Eu uso e recomendo a Trellabels, a CardCounter e a Trello Card Numbers.

Alternativas: Asana, Upwave.io.

OneNote

OneNote

O OneNote é o software de notas da Microsoft, que faz parte do pacote Office 365. Assim como as versões online do Word, Excel e Power Point, o OneNote também é gratuito se utilizado na web e pode ser baixado por quem compra ou assina qualquer versão do Office. Para quem costuma guardar anotações no Word, o OneNote é um passo além, um conjunto de cadernos, com seções, subseções, páginas e subpáginas - a hierarquia é bastante flexível.

É lá que eu guardo todos os tipos de anotações ou referência. Utilizo para escrever os posts do blog e também - principalmente - no trabalho, para anotações de reunião. Como a empresa em que eu trabalho utiliza as ferramentas da Microsoft como padrão, tudo o que é referente aos projetos fica no bloco de anotações do projeto, onde toda a equipe pode ser. Isso facilita muito o compartilhamento das informações. Também tenho o aplicativo no meu celular e uso para digitalizar informações, pois eu ainda acho que o papel é o melhor lugar para estruturar ou desenhar processos, então estou sempre escrevendo.

Por muito tempo, usei o Evernote e até já escrevi sobre ele no blog. Considero boas ambas as opções, minha mudança para o OneNote se deu pela integração fácil com as ferramentas que já utilizo no trabalho e nunca me arrependi.

Alternativas: Evernote, Google Keep.

OneDrive

OneDrive

Também parte do Office, o OneDrive é onde eu mantenho o backup de todos os arquivos importantes, tanto do meu computador de casa quanto do celular e do trabalho.

Uma pausa: Se você não faz backup automático dos seus arquivos na nuvem, sugiro que comece agora mesmo. Este não é o momento para explicar como se faz, mas tem muito material na internet. Ouça com carinho o conselho de uma Cientista da Computação, pois computadores são falhos, HDs são frágeis e seres humanos fazem besteira. Eu já fiz; se você nunca fez, vai fazer.

Dentre as várias ferramentas com este fim, escolhi o OneDrive pelo mesmo motivo que escolhi o OneNote, a facilidade de integração. Meus arquivos de trabalho ficam no diretório da empresa, os pessoais ficam no meu OneDrive pessoal. Eu sou assinante do Office 365 Home, então tenho 1TB, que é o mesmo espaço do meu HD e que eu nunca vou consumir por completo.

Outra vantagem de utilizar o armazenamento na nuvem é poder acessar qualquer coisa de qualquer lugar. Não existe mais aquilo de "esqueci no pc de casa", eu não passo mais aperto como passava na época da faculdade, de precisar ligar para a minha irmã me enviar alguma coisa por e-mail. Está tudo ali, seguro e com poucos cliques.

Alternativas: Google Drive, Dropbox.

TMetric

TMetric

O TMetric é uma ferramenta de gerenciamento do tempo que eu comecei usar há apenas algumas semanas e exclusivamente no trabalho. Durante muito tempo, eu usei planilhas de controle de horas. O Excel é um dos meus melhores amigos, minhas planilhas eram bastante sofisticadas, mas depois de passar algum tempo sem precisar prestar contas detalhadas das minhas atividades, eu resolvi testar os sites que oferecem essa funcionalidade.

Minha escolha foi bastante pragmática: Eu queria algo que integrasse com o Todoist, então procurei na lista de integrações do próprio site por uma ferramenta que fosse gratuita e liberada pelo firewall da empresa. Não precisei procurar muito, o TMetric me atendeu. Além do Todoist, ele integra com o Google Calendar, Gmail e, através da mesma extensão, também permite adicionar qualquer página da internet como tarefa.

Esse não é um tipo de ferramenta que todos precisam ter, eu mesma não vejo nenhuma necessidade de monitorar o tempo que gasto nas tarefas pessoais ou do blog, mas se você tem essa necessidade no trabalho ou em qualquer outra área, vale a pena testar.

Alternativas: Toggl e RescueTime.

IFTTT

IFTTT

Já falei sobre seis ferramentas com finalidades distintas, agora eu quero falar sobre o que costura tudo. Se você prestar atenção nas imagens que acompanham os quatro primeiros itens, verá que algumas coisas se repetem. Meu calendário tem um item para este post na segunda, o Todoist tem uma tarefa no sábado, o Trello tem um cartão com imagem e o OneNote tem uma página. Se você está se perguntando como eu tenho paciência para criar tudo isso, a resposta é: Não tenho. Eu tenho quem faça por mim.

O IFTTT - sigla de "If this, then that" - é uma ferramenta de automação, ou seja, automatiza ações que humanos fariam manualmente, e é o maior economizador de tempo da minha vida, principalmente no blog. Quando um post do blog para a lista "Planejado" do Trello, o IFTTT cria a tarefa no Todoist (com alguns dias de antecedência), um item na agenda, a página no OneNote e também tarefas de divulgação. O Twitter do blog também passa por aqui: Se eu posto no Instagram com uma tag específica ou se coloco uma música em uma playlist do Spotify, meus applets fazem o trabalho por mim. Se eu leio qualquer coisa na internet e quero divulgar, só preciso salvar no Pocket com uma tag que eu especifiquei e pronto, o IFTTT manda para o Buffer, que coloca em uma fila e manda o tweet de acordo com os horários configurados.

A tecnologia existe para facilitar as tarefas que podem ser automatizadas e nos dar mais tempo para aquelas que são exclusivamente humanas. Eu jamais deixaria um software escrever por mim ou escolher o que eu vou postar no meu Twitter, mas, depois que eu escolho, não quero me preocupar com o restante.

Existem várias ferramentas de automação, o IFTTT foi a primeira que eu testei e ele me atende em quase tudo. Obviamente, não é perfeito, algumas integrações possuem algumas falhas - por exemplo, para enviar meus compromissos do Outlook para o Google Calendar, preciso usar o Flow - mas a maioria funciona muito bem. Se você realiza qualquer ação automática, vale a pena testar se os serviços que você precisa integrar estão disponíveis e, se estiverem, é muito fácil configurar um applet, a usabilidade do site é muito boa.

Alternativas: Microsoft Flow.

Essas são as principais ferramentas que utilizo no dia-a-dia. No trabalho, usei agenda de papel durante boa parte do ano passado, mas minha necessidade mudou muito de uma hora para outra, então não uso mais. Também não uso mais tantos post-its quanto antigamente, agora eles estão restritos aos lembretes para os colegas ou qualquer informação que eu precise que esteja na minha frente o tempo todo.

Eu adoraria usar um planner, comprar canetas e adesivo, fazer desenhos - adoraria DE VERDADE, porque eu adoro essas coisas. Mas, para mim, não é efetivo, principalmente por questões de mobilidade, tanto a mobilidade física, pois minha bolsa está sempre pesada, quanto a mobilidade dos itens, pois minhas tarefas e prioridades estão sempre mudando.

Se você consegue usar agenda ou planner, eu jamais vou tentar te convencer a mudar. Mas, se você já tentou se organizar com papel e não conseguiu, talvez seja a hora de abrir a mente e experimentar alguma ferramenta online. As opções são inúmeras, não desanime.

Caso queira ler mais sobre o assunto, a Annie, do Annie Escreve, tem vários posts sobre organização, incluindo um com as ferramentas que ela usa e outro com métodos de organização. Apesar de sermos amigas, as necessidades dela são bem diferentes das minhas, então, se você não encontrou o que precisava aqui, talvez encontre lá.

E, se você já usa alguma ferramenta, seja uma das citadas ou alguma diferente, deixe seu comentário, ajude os coleguinhas, vamos deixar esse mundo mais produtivo.


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