Uma organização para chamar de minha


Em um dos dias do feriado de Carnaval, ao fazer aquela faxina anual na estante e no guarda-roupa, encontrei um caderno antigo que eu usava no trabalho há mais de cinco anos. Nele, havia apenas duas coisas: Anotações de reuniões e listas de tarefas. Anotações de reuniões ainda fazem parte do meu dia-a-dia, mas as listas de tarefas me surpreenderam, porque eu não me lembrava delas existirem nessa época da minha vida.

Por muito tempo, confiei na minha memória para saber o que fazer e quando fazer. Minha memória é muito boa e poucas vezes me falha. Mas à medida em que fui amadurecendo e adquirindo tanto novos interesses quanto novas responsabilidades, comecei a perceber que esse não era mais o melhor método.

Desde que comecei no meu atual emprego, há quase quatro anos, tenho estudado e testado vários métodos e ferramentas de organização para tornar meus dias mais fáceis e produtivos. A primeira coisa que aprendi é que organização não é um produto, uma massa de bolo que você escolhe na prateleira do supermercado e segue todos os passos exatamente como descritos. É algo pessoal e adaptável. Algumas coisas que eu tentei funcionam perfeitamente para outras pessoas, mas jamais dariam certo para mim.

Um exemplo é a técnica do Pomodoro, que eu acho o máximo e adoraria usar, mas ela pressupõe que você pode se concentrar por 25 minutos e adiar as interrupções até a próxima pausa, sendo que uma das minhas atribuições no trabalho implica em interrupções que eu preciso atender a qualquer momento.

Por outro lado, técnicas que não são específicas de organização podem se tornar muito úteis. Foi o que aconteceu quando eu descobri o Scrum. Algumas das práticas mais importantes e fáceis que utilizo atualmente vem dali, de um framework criado com foco no desenvolvimento de software.

Então, se é tudo tão pessoal, por que escrever sobre isso? Simples. Porque é compartilhando experiências que a gente melhora. Quem sabe minhas dicas não são úteis para você? Quem sabe você não tem algo que pode ser bom para mim? Vem cá, puxa a cadeira e vamos conversar.

Caixa de entrada ZERO

Caixa de entrada ZERO

Se eu pudesse dar apenas UMA dica de organização para todas as pessoas que conheço, seria esta: Limpe sua caixa de entrada.

Quando eu tinha dezenove anos, era estagiária e trabalhava apenas quatro horas por dia, mas também era a principal programadora de um projeto complicado. Eu chegava à empresa de manhã e encontrava, em média, 150 e-mails enviados na tarde e noite do dia anterior. Nunca deixei um e-mail sem ler e processar. Se eu conseguia fazer isso, além de todas as outras atividades, trabalhando a metade do tempo que a maioria das pessoas trabalha, você também consegue.

Eu sei que parece difícil começar. É provável que você já tenha 6472 mensagens não lidas, tanto no seu e-mail pessoal quanto no de trabalho. Como processar isso tudo de uma vez? Seja sincero consigo mesmo: Você não vai. Mas enquanto elas estiverem ali, você vai continuar acumulando mais. Você não vai perceber quando o número mudar para 6473, 6474, 6475... Mas eu garanto que você percebe se for de 0 para 1. Então, que tal selecionar todas essas mensagens, marcar como lidas e mover para uma pasta secundária, que você pode acessar se precisar?

Manter o zero é fácil. A maioria dos gerenciadores de e-mail (eu uso o Gmail para coisas pessoais e o Outlook para o trabalho) possuem ferramentas para te ajudar, quer saber como?

  1. Unsubscribe! Seja realista, você nunca terá tempo de ler todas as newsletters que gostaria, então comece a se descadastrar daquelas que estão se acumulando sem ler.  Aproveite para se descadastrar também dos e-mails de todas as lojas virtuais em que você já comprou na vida. Não precisa abrir todos os itens de uma vez, faça isso aos poucos. Sempre que um e-mail chegar, saia daquela newsletter em específico.
  2. Abuse das pastas e filtros: Tudo bem, você não quer deixar de receber os posts daquele seu blog favorito - e eu não quero que você deixe de receber se esse blog for o meu. Mas ainda tem jeito. Crie uma pasta, crie um filtro e direcione para lá tudo o que você quer assinar, mas nem sempre tem tempo para ler. No trabalho, faça o mesmo para aqueles assuntos que não são diretamente do seu interesse ou que não são urgentes. Ajuda muito se você puder combinar com a sua equipe um padrão para assuntos de e-mail. Compartilhe com seus colegas, vamos espalhar a palavra da Caixa de entrada zero, garanto que sua vida vai melhorar muito.
  3. Eficiência nas comunicações. Quanto melhores os e-mails que você envia, mais relevantes serão as respostas. Tente comunicar o que precisa ser comunicado de forma clara e concisa, para evitar receber muitas dúvidas e ficar naquele pingue-pongue que não ajuda ninguém. Avalie também a lista de pessoas que estão recebendo. Todos precisam estar em cópia? Quem é o destinatário principal? Uma boa prática é colocar apenas uma pessoa no campo "Para", que é quem precisa responder ou realizar alguma ação a partir da sua mensagem, assim você evita mal entendidos. Os demais, se necessários, podem ficar no "Com cópia".

A mesma ideia serve para outras caixas de entrada, como whatsapp, notificações do celular, post-its que seu chefe coloca na sua mesa, qualquer coisa. Leia e processe assim que possível, mesmo que você não vá resolver tudo imediatamente. É para isso que servem os próximos dois itens.

Calendário centralizado

Calendário centralizado

Mesmo para quem não é uma pessoa 100% visual (eu não sou), ter todos os seus compromissos e datas relevantes em um calendário faz diferença. Antigamente, eu usava dois: Um de trabalho, só com as reuniões oficiais e outro pessoal, com alguns poucos compromissos - um no Outlook, outro no Google Calendar. Funcionava, até que parou de funcionar. Parou de funcionar quando muitos compromissos começaram a aparecer ao mesmo tempo e eu tinha que ficar conferindo duas agendas para garantir que não tinha prometido fazer hora extra em dia de Pilates e nem marcado salão quando já tinha reunião.

Hoje, vai tudo para o mesmo lugar. Tudo mesmo. Os compromissos pessoais, as reuniões de trabalho, os planos com os amigos, os eventos do Facebook e até os episódios novos das minhas séries. Este não é o momento para falar de ferramentas, mas em um próximo post, vou contar como mantenho tudo isso tendo o mínimo de trabalho possível, já que a maioria vem de outros sites automaticamente.

Obviamente, o que é relevante para mim pode não ser para você e vice-versa. Muitos podem querer ver os aniversários dos amigos, uma agenda de estreias do cinema, o calendário de jogos do seu time em um campeonato. O importante é conseguir olhar ali e ter uma visão geral do seu tempo. Eu gosto da visão semanal, gosto de olhar e já saber quanto tempo tenho livre de reuniões, quais dias preciso chegar ou sair mais cedo ou mais tarde, quando poderei passar no supermercado ou se tem algum episódio especial que eu vá querer assistir ao vivo. Se uma data pode influenciar em qualquer decisão minha, ela estará no calendário.

Lista de tarefas unificada

Lista de tarefas unificada

Além de um único calendário, é importante para mim ter uma única lista de tarefas. Seja em papel, em post-its, em uma planilha ou em um gerenciador de tarefas.

Uma coisa que estou aprendendo é a colocar tudo na lista de tarefas, não mais confiar na memória. Isso ajuda muito na forma de planejamento que tenho usado ultimamente, e que explico melhor nos próximos tópicos, porque são sempre muitas tarefas e há grandes chances de que alguma se perca se eu não anotar.

No meu trabalho, sempre tenho um conjunto de tarefas e um conjunto de prazos, mas não necessariamente conseguirei executá-las em ordem, então é importante que elas estejam sempre à mão. Tenho uma tarefa recorrente que se chama "Planejamento diário". Basicamente, meus primeiros minutos de trabalho correm da seguinte forma:
  1. Olho meu calendário rapidamente, só para garantir que não tem nenhuma reunião logo cedo.
  2. Leio os e-mails. Respondo às solicitações de reunião, que já vão para o calendário, e crio tarefas para tudo o que preciso fazer mais tarde. Os e-mails que eu vou precisar para cumprir as tarefas (seja para respondê-los ou como referência) ficam separados.
  3. Olho o calendário novamente, desta vez observando o tempo que terei para fazer as tarefas.
  4. Abro a lista de tarefas do dia. Marco o que já foi concluído, adio o que ainda não dá para ser feito, priorizo o que quero manter no dia.
  5. Abro a lista de tarefas para o restante da semana e vejo se tem algo que posso antecipar.
  6. Abro a fila de tarefas. Como eu disse, a maioria das minhas tarefas não tem um dia específico para serem realizadas. Normalmente, eu tenho de uma a quatro semanas para concluir um conjunto. Então, o que eu faço é colocá-las em uma fila, todas com a mesma data de vencimento, e vou executando ao longo dos dias.
Em dias normais, esse processo leva de 5 a 20 minutos, e um pouco mais quando fico algum dia sem trabalhar. É pouco tempo, principalmente considerando que eu não precisarei mais parar para escolher o que fazer em seguida, já estará tudo selecionado e priorizado. Obviamente, as prioridades podem mudar ao longo do dia. As minhas prioridades são muito voláteis, pois parte do meu trabalho é dar suporte aos desenvolvedores, então, se um deles tem algum impedimento, todas as outras tarefas perdem importância. Por isso, às vezes eu preciso revisar tudo, mas isso é da natureza do meu trabalho e não dá para evitar.

Dividir para conquistar


Nos dois itens anteriores, eu falei sobre manter os compromissos e as tarefas centralizados. Agora, é o contrário. E, não, não é contraditório.

Esse tópico pode ser encarado por dois pontos de vista diferentes: Um é com relação a granularização de tarefas, a prática de quebrar cada item para ficar mais fácil de gerenciar. Este será o assunto do próximo tópico. Aqui, quero falar sobre a divisão das tarefas em categorias, áreas de interesse, contextos, o que funcionar melhor para você. Só porque você irá centralizar os seus compromissos e tarefas em um único calendário e uma única lista não significa que todos serão trabalhados ao mesmo tempo.

Eu tenho seis grandes áreas: Pessoal, Profissional, Espiritual, Estudos, Online e Interesses. Cada área tem sua cor e tudo o que faço terá que se encaixar em uma delas. As pastas do meu computador, os compromissos na agenda, as tarefas da minha lista, tudo está dividido e com a cor certa, para ficar fácil visualizar. Pode parecer besteira, mas ajuda demais.

Na lista de tarefas, cada grande área é dividida em subáreas ou projetos. Tem gente que prefere uma lista única; não existe um certo e um errado, o que existe é o que funciona com você. Eu funciono melhor com as divisões. Vou entrar nesse assunto novamente quando falar sobre as ferramentas, porque isso depende muito do gerenciador de tarefas que você está utilizando. Eu uso o Todoist, que além da divisão em áreas e subáreas, também permite a criação de tags e filtros, então fica muito flexível (eu nem uso todas as possibilidades). Por hora, fica a recomendação: Encontre suas grandes áreas e vá dividindo a partir delas até você sentir que já tem uma granularidade boa para trabalhar.

Planos a longo, médio e curto prazo

Planos a longo, médio e curto prazo

Agora, o que eu aprendi de mais importante com o Scrum e os projetos de software: A diferença entre os planos de longo, médio e curto prazo. Parece óbvio: A visão que eu tenho de 2023 é diferente da visão que eu tenho de dezembro, que é diferente da visão que eu tenho para a próxima sexta-feira. Mas nem sempre é tão fácil. Eu já perdi muito tempo da minha vida tentando fazer coisas que ainda não estavam prontas, só porque pareciam mais importantes ou mais fáceis.

Agora, como mencionei no item anterior, aprendi a dividir minhas áreas de interesse em subáreas, meus projetos em subprojetos. As tarefas que entram na minha lista são atômicas e isso me ajuda muito a concluí-las, principalmente quando tenho muitas reuniões e pouco tempo entre elas. Se a tarefa é muito grande, eu nunca terei tempo para executá-la completamente, então, já sabendo que precisarei dividir, faço isso antecipadamente e concluo uma parte sempre que tenho tempo. Tarefas menores são mais fáceis para estimar, para acompanhar e para concluir, porque a nossa visão de curto prazo é muito melhor que a visão de médio e longo prazos.

Não apenas entender, mas colocar isso em prática me ajudou a ser mais organizada, mais produtiva e a me frustrar menos. Experimente!

Revisão das suas prioridades



Outro ponto importantíssimo que eu aprendi foi a priorizar. No desenvolvimento de software nós temos algo que chamamos de MVP - Minimum Viable Product ou Produto Viável Mínimo. A dica é separar aquilo que é realmente indispensável para você concluir um projeto.

Pense em uma casa. O que é realmente indispensável em uma casa? Quartos? Janelas? Banheiros? Não. Para ter uma casa, você só precisa mesmo de quatro paredes, um teto e uma porta. Esse é o produto viável mínimo. "Ah, Cíntia, mas banheiro é importante." Sim, claro que banheiro é importante. Mas não faz parte do mínimo. Antigamente banheiro nem existia... No segundo momento, depois de construir as quatro paredes e uma forma de entrar e sair delas, eu colocaria o banheiro como prioridade máxima.

Mínimo significa mínimo. O MVP de um post no blog é o texto. Só o texto. Não precisa de formatação, não precisa de tags, não precisa de imagem ou descrição. No Blogger, não precisa nem de título. É minha escolha não publicar um texto sem tudo isso, mas eu sei que posso. Nós precisamos aprender a diferenciar o que é indispensável do que é escolha.

Organizar-se, de uma forma ou de outra, é indispensável. Você pode até não perceber que está fazendo isso, mas a vida vira um caos quando não fazemos. Espero que as minhas dicas tenham ajudado a tornar a sua vida mais organizada. Agora, é a vez de vocês. Deixe aí nos comentários as suas melhores dicas, o que funciona e o que não funciona para você. O que você faz para ser mais organizado?

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